根據香港法例，在香港境內發生的死亡個案，始須向香港死亡登記官作登記。然而，由於死者的香港身份證在其身故後已告失效，有關親人須將死者的身份證連同已填妥的「呈報死者資料及交回身份證通知書」表格( ROP35a)，送交人事登記處處長予以取消。
如嬰兒為非婚生子女，而其母親從未結婚和不希望把嬰兒父親的姓名登記在出生冊內，母親須出示下列文件的正本辦理出生登記：
| (甲) |
母親的法定聲明書，聲明其婚姻現況；以及 |
| (乙) |
(一) |
母親的香港永久性居民身份證（適用於香港永久性居民）；或 |
| (二) |
母親的香港身份證及有效旅行證件（例如：護照、簽證身份書等）（適用於香港居民）；或 |
| (三) |
母親抵港時的旅行證件（例如：護照、往來港澳通行證等）（適用於非香港居民）。 |
上述文件或證件如非由香港入境事務處簽發，請一併提交有關文件或證件的影印本，以作記錄。因應個案的情況，母親或須提交其他證明文件。
如嬰兒為非婚生子女，而其母親為離婚人士，母親須出示下列文件的正本辦理出生登記：
| (甲) |
離婚證書（如該證書不是以中文或英文書寫，必須遞交該證書的核證翻譯本）； |
| (乙) |
母親的法定聲明書，聲明其婚姻現況；以及 |
| (丙) |
(一) |
母親的香港永久性居民身份證（適用於香港永久性居民）；或 |
| (二) |
母親的香港身份證及有效旅行證件（例如：護照、簽證身份書等）（適用於香港居民）；或 |
| (三) |
母親抵港時的旅行證件（例如：護照、往來港澳通行證等）（適用於非香港居民）。 |
上述文件或證件如非由香港入境事務處簽發，請一併提交有關文件或證件的影印本，以作記錄。如欲把嬰兒父親的姓名登記在出生冊內，請參閱有關規定。因應個案的情況，母親或須提交其他證明文件。
根據香港法例第174章《生死登記條例》，設立香港出生登記紀錄的目的是:
| (a) |
使生死登記官能備存所有香港出生登記紀錄，以履行其於《生死登記條例》及相關附屬法例下的法定責任；以及 |
| (b) |
在合法情況下，用以核實有關人士的身分、年齡、家庭關係等，或用作法例規定、授權或准許的其他合法用途。 |
在處理申請人的要求時，登記官須考慮申請人提供的補充資料（包括翻查及／或索取有關紀錄的目的以及翻查結果和所索取紀錄的擬作用途）和所有證明文件（如有的話）。
如果你不是登記資料當事人註1、有關人士註2或持有登記資料當事人/有關人士的同意書的人士，你可以親身或以郵遞方式遞交你的要求。請注意，網上服務並不適用於你。你須在遞交要求時一併提交補充資料，包括你與登記資料當事人的關係、翻查及／或索取有關紀錄的目的、翻查結果和索取紀錄的擬作用途及所有證明文件（如有的話），以支持你的要求。
所需的補充資料取決於個別個案的實際情況。例子:
如你需要申請翻查父母的香港出生登記紀錄及索取有關核證副本用以申請海外旅遊證件/簽證，你須提交以下補充資料：
- 未能提供父母同意書的原因
- 與父母的關係證明，例如出生證明書
- 相關官方機構發出的文件，以證明必須索取該紀錄及核證副本，並說明索取有關紀錄的目的和用途
- 任何其他你認為可支持你的申請的相關資料
（請注意：以上例子僅作參考，登記官會按個別個案的具體情況審批申請。）
視乎個案性質，你可能需要提交進一步資料。經考慮後，如登記官信納你的要求與設立香港出生登記紀錄的目的相符，你會收到領取翻查結果及／或核證副本的通知。
註1：就出生登記紀錄而言，登記資料當事人指其出生紀錄已備存在登記紀錄內的人士。
註2：有關人士指十八歲以下的登記資料當事人的父母或合法監護人。
