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个人证件部由一位助理处长掌管，辖下设有证件科和人事登记科，每科各由一位首席入境事务主任领导。
证件科负责处理香港特区护照和其他香港特区旅行证件的申请、有关在本港实施《中华人民共和国国籍法》的事宜，以及出生、死亡和婚姻登记事宜。人事登记科则负责处理根据《基本法》提出拥有居留权的声请、为香港居民签发身份证、管理人事登记纪录、推行「全港市民换领身份证计划」、与外国政府商定香港特区居民的免签证入境安排，以及为在香港境外身陷困境的香港居民提供协助。人事登记科辖下设有人事登记及特区护照上诉组，专责处理有关永久性居民身份证及特区护照申请的上诉事宜。
个人证件部组织图
入境事务处负责为所有香港居民办理人事登记、签发身份证和提供相关的服务。入境事务处处长获委任为人事登记处处长，而派驻各人事登记办事处工作的入境事务主任和文书人员，均获委任为登记主任。本港现共有五间人事登记办事处提供人事登记服务：一间位于港岛，九龙及新界各两间。
自一九四九年起，所有香港居民必须登记领取身份证。最初签发的是纸质身份证，直至《人事登记条例》于一九六零年正式实施后，纸质身份证便由过胶身份证取代。为了能更妥善保存纪录，本处在一九八三年展开全港性的身份证换领工作，签发更能防伪的身份证。其后，本处再于一九八七年七月一日进行第二次身份证换领工作，为永久性居民签发载明持证人拥有香港居留权的香港永久性居民身份证，而非永久性居民则获签发没有载明该项权利的香港身份证。
入境处推陈出新，为身份证引入更完善的资料储存和更先进的防伪特征。
本处自二零一八年十一月二十六日起为全港巿民更换新智能身份证。新智能身份证采用高质量聚碳酸不碎胶制成，并加入多种新颖先进的防伪特征和设计，可更有效地防止身份证被伪冒。此外，新智能身份证的晶片除了支援现有的接触式介面外，亦同时支援非接触式介面，能减低读卡对身份证和晶片可能造成的损耗，令身份证更加耐用，而持证人经旅客自助出入境检查系统（e-道）办理出入境手续时亦更方便快捷。
新智能身份证的九大防伪特征
使用智能身份证后，本处可利用指纹鉴证技术，迅速核实持证人的身份。年届11岁或以上并持有智能身份证的香港永久性居民，可在各出入境管制站使用e-道服务，出入境更为便捷。
跨境驾驶者如属持有智能身份证的香港永久性居民，可在车辆出入境管制站使用车辆e-道。此服务亦扩展至部分合资格香港非永久性居民，让市民可享用更为方便的服务。
持有签证身份书的香港居民、拥有香港入境权或在香港不受任何逗留条件限制的人士，或已获发通知标签的非永久性居民，均可享用e-道服务。
此外，年满11岁或以上并持有有效智能身份证的香港永久性居民，办妥登记后，便可使用智能身份证于澳门旅客自助过关通道享用简化出入境手续往返澳门。这项便利措施已扩展至持有香港特区签证身份书和香港居民身份证的香港非永久性居民。合资格人士于登记后，可使用澳门的自助出入境检查服务办理出入境手续。
除作为与入境事务有关的用途外，智能身份证亦可支援其他非入境事务的用途，例如香港公共图书馆图书证等。巿民可自由选择是否申请把身份证作非入境事务的用途。
领事团身份证的签发对象是领事、领事馆职员、欧洲联盟办事处主任、欧洲联盟办事处人员，以及他们的配偶及年满11岁或以上的受供养子女。
本处于二零一九年推出内置晶片的新式样领事团身份证。
所有领事团人员已于二零二零年换领新的领事团身份证。新领事团身份证是智能卡形式的身份证，以聚碳酸不碎胶制成，并内置双重（接触式和非接触式）介面的晶片，其大小与一般信用卡相若。此外，新领事团身份证具有多项防伪特征，以防止身份证被伪造。
根据《人事登记条例》的规定，凡年届11岁或以上的香港居民，除非已获条例豁免，或被排除于条例条文以外，例如老年人、失明人士和体弱人士，否则一律须登记领取身份证。任何人士如非身份证持有人，并属法例规定必须申请登记的人，必须在抵港后30天内或自法例规定其必须申请登记的日期起计30天内，申请领取身份证。二零二零年，本处分别签发了242 931张及71 059张身份证给永久性居民和非永久性居民。
根据《人事登记条例》第3C条的规定，人事登记审裁处为被拒绝签发永久性居民身份证或已签发的永久性居民身份证被宣布无效的人士提供上诉渠道。二零二零年，本处经审裁处共接到73宗上诉。
补领身份证是发给因遗失、损坏或污损身份证，或须更改身份证上个人资料（如姓名或出生日期）的人士。二零二零年，本处共签发了134 507张补领身份证。
年满11岁或以上持「单程证」入境人士在人事登记处–九龙办事处首次登记申领香港身份证时，可一并办理签证身份书的申请。
24小时电话预约系统及「公共服务电子化计划」的互联网预约申领身份证服务，为市民提供简便的人事登记预约服务。申领身份证的预约期已延长至24个工作天。申请人亦可在预约日期前一个工作天更改或取消预约。
市民可透过「香港政府一站通」网页预约申领身份证的服务，并可选择在预约日期前两天接收免费的预约提示。此外，市民亦可透过入境事务处流动应用程式预约服务及预先填表，令申请过程更快捷方便。
签发登记事项证明书，旨在详尽列出身份证持证人曾向登记主任提供或填报的资料，包括一些身份证上未载有的事项。这种证明书可作多种用途，其中一种是为移民的申请提供证明。二零二零年，本处共签发了13 047张登记事项证明书。
本处的其中一项重要工作是管理本港700多万人口的人事登记纪录。为方便储存、取览及管理这些纪录，本处已把所有人事登记纪录转换成数码影像，以影像管理系统取代旧式微缩影技术，让本处为其他执法部门提供全日24小时的身份证纪录核对服务，有效协助打击非法入境活动。
「全港市民换领身份证计划」（换证计划）自二零一八年十二月二十七日展开以来，九间新设的智能身份证换领中心（换证中心）一直运作畅顺。截至二零二零年十二月三十一日，本处已签发超过340万张新智能身份证，当中250万张透过换证计划签发。
换证中心以四种醒目颜色区分接待、登记、拍照及领证的设施。
换证计划的第一周期于二零一八年十二月二十七日展开。若干公职人员以及于一九八五、一九八六、一九六八和一九六九年出生的香港居民须在所属的规定期间内到换证中心换证。第二周期原定为二零一九年六月三日至二零二零年二月十七日，于一九五五至一九五九年和一九六四至一九六七年期间出生的香港居民须在所属的规定期间内到换证中心换证。
受二零一九冠状病毒病疫情影响，九间换证中心在二零二零年曾间歇暂停服务，换证时间表亦因此作出修订。第二周期的申请限期延长至二零二零年九月二十六日；而第三周期原定的申请限期，亦调整为二零二零年二月十八日至二零二一年九月十八日。区议员和一九六零至一九六三年、一九七零至一九七六年、二零零五至二零零七年和二零一二至二零一八年期间出生的香港居民，须在所属的规定期间内到换证中心换证。
透过科技的运用，换证计划加入了多项崭新元素，让市民可透过互联网或入境事务处流动应用程式预约换证和预先填表，以节省排队时间和享用更快捷的换证服务。各换证中心亦设有多种自助服务站，方便市民取筹、填表和领证，以提高服务效率。相较上一次换证计划，换证中心的登记处理时间由60分钟缩短至30分钟。此外，换证中心亦设有一系列无障碍设施，包括政府首次采用的视障人士室内导航系统等。
换证中心设计加入新元素，例如荃湾换证中心设有特色长廊，介绍身份证的演变。
鉴于香港的人口变化，以及为了更方便有需要的社群，本处在换证计划中加入新的关爱措施：
在全港市民换领身份证计划的关爱安排下，换证人士可携同最多两名65岁或以上的亲友和两名残疾人士一同前往换证。
根据法例规定，所有香港永久性居民均享有香港居留权，而香港居留权所指的权利则包括：香港入境权、不会受任何逗留条件的限制和不得被递解离境或遣送离境。
《基本法》第二十四条列明六类属于香港特区永久性居民的人士。《入境条例》内有关居留权的条文清楚界定取得香港居留权的各项条件。
回归后，本处按照《基本法》和《入境条例》的规定，着手处理有关居留权的申请。本处会按《人事登记条例》的有关规定，为11岁或以上的合资格申请人安排登记领取永久性居民身份证。不足11岁的合资格申请人会获签发确认其资格的函件。如果他们持有有效的旅行证件，可以申请在其旅行证件上加盖批注，注明其永久性居民身份证的资格已获核实。二零二零年，本处共收到69 496份核实永久性居民身份证资格的申请书。同年，完成处理的申请共有68 914份。
网上递交核实永久性居民身份证资格申请的服务为申请人提供更简便的服务。申请人可经香港政府一站通网站填写及列印申请表。申请人在签署已填妥的申请表和扫描该表格及相关的证明文件后，可经网上递交申请。如有需要，申请人亦可经网上递交补充文件，或使用这项服务查询或更改预约核实证明文件正本的时间。此外，已递交核实永久性居民身份证资格申请的人士，可经互联网或24小时电话查询系统查询其申请的状况。
本处继续积极游说更多国家给予香港特区护照持有人免签证入境或落地签证待遇，为香港特区护照持有人争取更大的旅游便利。二零二零年，「一带一路」国家肯尼亚给予香港特区护照持有人落地签证待遇。截至二零二零年年底，同意给予香港特区护照持有人免签证或落地签证待遇的国家和地区已达167个。
本处的协助在外香港居民小组与保安局、外交部驻香港特派员公署（公署）、中国驻外国使领馆、外国驻港领事馆、香港特别行政区政府驻北京办事处（驻京办）、驻上海经济贸易办事处（驻沪办）、驻成都经济贸易办事处（驻成都办）、驻武汉经济贸易办事处（驻武汉办）、驻粤经济贸易办事处（驻粤办）、香港经济贸易文化办事处（台湾）及其他政府部门紧密合作，为身处香港境外而陷于困境的香港居民提供切实可行的协助。香港居民无论身处任何国家或地区，如需寻求紧急协助，可致电入境事务处协助在外香港居民小组24小时热线电话：(852) 1868。
为使身在海外的中国公民在遇到困难时及时获得专业的指导和帮助，外交部已设立外交部全球领事保护与服务应急呼叫中心（应急呼叫中心），并开通了24小时领事保护热线「12308」。外交部的应急呼叫中心会根据实际情况及需要，转介香港居民的求助个案予协助在外香港居民小组处理和跟进。
本处的协助在外香港居民小组为身处香港境外而陷于困境的香港居民提供切实可行的协助。
二零二零年，受2019冠状病毒病疫情影响，各国实施旅游限制，许多香港居民因而滞留在内地或海外。本处的协助在外香港居民小组与保安局、公署、中国驻外使领馆、外国驻港领事馆、香港特区政府驻内地办事处和其他政府部门保持紧密联系，为受影响港人及其家属提供切实可行的协助。小组先后在二月及三月派员到日本和武汉协助滞留的港人回港，并自三月起协助安排和协调多班包机／民用航班接载滞留各国的港人回港。二零二零年，协助在外香港居民小组共处理了香港居民提出的153 596宗查询和18 511宗求助个案。
协助在外香港居民小组为港人提供适时协助，获市民致函致谢。
本处一直积极提升市民外游时的安全意识，推广「领保进校园、进社区」的工作。二零二零年一月，本处联同驻港特派员公署举办讲座，与社区团体分享外游安全小贴士和介绍中国领事保护工作。此外，本处亦于入境事务学院开放日设立展览摊位，向到访的市民介绍中国领事保护及协助在外香港居民小组的工作，提高市民的外游安全意识。
香港居民在前往外地旅游前，可透过「外游提示登记服务」网上服务登记他们的联络方法和行程。协助在外香港居民小组在紧急的情况下，可根据用户所提供的资料与他们联络并提供协助。用户除可透过「我的政府一站通」内的「我的讯息」接收最新外游警示及相关公开资料外，亦可透过他们所提供的电邮地址接收有关资讯。此外，用户可登记其外地流动电话号码并选择透过该电话号码接收流动电话短讯。自二零二零年十二月三十日起，市民可透过「智方便」手机应用程式，利用个人流动电话登入「外游提示登记服务」和接收相关个人化提示。
除入境事务处总部外，本处亦在交通方便的地点设有六间分区办事处为市民提供服务，包括一间位于港岛，两间位于九龙及三间位于新界。
《香港特别行政区护照条例》就签发香港特区护照及其他相关事宜订定条文，而有关签发其他香港特区旅行证件的权力，则于《入境条例》及《入境规例》中订明。
入境事务处是负责签发香港特区护照的唯一政府部门。根据法例规定，香港特区护照只发给享有香港居留权并持有有效香港永久性居民身份证的中国公民。申请人可以邮递或投递方式，或亲临本处递交香港特区护照的申请。持有有效香港永久性居民身份证的合资格申请人亦可经「申请证件服务站」、互联网或「入境事务处流动应用程式」递交申请。
设于各分区办事处的申请证件服务站让申请人可免费以自助形式递交护照申请。
自二零二零年十月三十日起，身处香港或海外的申请人无论以何种方式直接向入境处递交特区护照申请，均可选择在指定的中国驻外国使领馆领取护照。身处海外的申请人，亦可经当地的中国驻外国使领馆递交申请；而身在内地的申请人则可透过驻京办、驻沪办、驻成都办、驻粤办及驻武汉办的入境事务组递交换领申请，并在该驻内地办事处领取新护照。审批申请及印制香港特区护照个人资料的工作，均由本处集中办理。
合资格申请人可以自助方式在领取护照服务站领取特区护照。
本处在二零一九年五月十四日推出新一代香港特区电子护照。新证件除继续依据国际民用航空组织所订的标准制作外，亦加入最先进的防伪特征，例如在以金紫荆广场为主题的个人资料页加上特制的透视窗，透视窗内载有以激光刻蚀技术刻印的持证人照片，以巩固海外国家和地区对给予特区护照持有人免签证入境待遇的信心。护照的签发程序由一套特别设计的电脑系统监察和控制，而位于本处总部的护照印制场地，则受严密的保安措施及设备所监察。香港特区护照已经得到国际间的承认，并被誉为世界上防伪功效最佳的护照之一。
二零二零年，本处接获250 896份香港特区护照申请书。截至二零二零年年底，本处共收到13 202 549份香港特区护照申请书，并签发了13 170 769本护照。
香港特区护照上诉委员会根据《香港特别行政区护照（上诉委员会）规例》成立，为被拒绝签发香港特区护照人士提供上诉渠道。二零二零年，本处经上诉委员会接到四宗上诉。
签证身份书的有效期为七年，是发给无法取得任何其他国家或地区的护照或旅行证件的香港居民。申请人主要是从内地来港而未连续住满七年的合法移民。本处于二零一九年五月十四日推出新一代电子签证身份书。二零二零年，本处共签发16 181本签证身份书。
海员身份证的有效期为十年，是发给以海员为职业，并在香港特区享有居留权或获准无条件限制在香港特区逗留的香港居民，其中包括无法取得其他国家或地区的护照或旅行证件的非中国公民。二零二零年，本处共签发38本海员身份证。
回港证的有效期最长为五年，是供持证人往来香港与内地及澳门之用。签发对象主要为中国公民并已拥有香港居留权或已获准无条件限制在香港逗留的香港居民。自从e-道推出后，大部分香港居民前往内地或澳门时，都选择使用身份证办理出入境手续。因此，现时使用回港证的人士，主要是11岁以下儿童，以及遗失了身份证但需在获补发身份证之前，往来内地或澳门的香港居民。 二零二零年，本处共签发21 756本回港证。
本处获中央人民政府授权，按照《中华人民共和国国籍法》及全国人民代表大会常务委员会于一九九六年五月十五日通过的「解释」，处理香港居民所提出与中国国籍有关的申请。《中国国籍（杂项规定）条例》就有关在香港特区实施《中华人民共和国国籍法》的事宜订定条文。
所有持外国护照的中国籍香港居民，如欲在本港被视为外国国民，可向本处申报国籍变更。二零二零年，共有209名香港居民申报国籍变更。
二零二零年，本处共收到756份加入中国国籍申请书，299份退出中国国籍申请书，以及四份恢复中国国籍申请书。
在海外的香港居民可经中国驻当地的使领馆，向本处递交国籍申请（包括国籍变更申报书，以及加入、退出或恢复中国国籍的申请书）。申请书亦可直接交往本处。二零二零年，本处经中国驻外国使领馆共收到236份退出中国国籍申请书及44份国籍变更申报书；亦收到69份直接由海外递交本处的申请书，包括53份退出中国国籍申请书及16份国籍变更申报书。
本处为市民提供出生、死亡和婚姻登记及相关的服务。入境事务处处长获委任为生死登记官和婚姻登记官，而派驻各婚姻登记处的行政主任和派驻各婚姻登记处或生死登记处工作的入境事务主任则获委任为副登记官。合资格的律师或公证人，如获婚姻登记官委任为婚姻监礼人，可执行《婚姻条例》订明的婚姻监礼工作。截至二零二零年年底，获委任的婚姻监礼人共有2 277人。
根据《生死登记条例》，出生登记须于婴儿出生日期后42天内办理。现时本港共有四间出生登记处为市民提供出生登记服务，包括港岛和九龙各一间，以及新界两间。根据法例规定，办理出生登记手续无须缴费。但如在超过法例所订明的42天后才补办出生登记手续，则须缴付费用。倘婴儿在出生一年后仍未办理出生登记，则须获生死登记官的同意，才可补办登记手续。二零二零年，本处共办理36 551宗出生登记及5 404宗补办出生登记。
出生登记纪录已于九十年代电脑化，出生证明书亦已由以往人手书写改为电脑列印。
任何人士如死于自然，死者亲属须于24小时内办理死亡登记。本港共有三间死亡登记处，两间设于港岛，一间设于九龙，免费提供登记服务。郊区的死亡登记可在新界和离岛15间指定的警署办理。二零二零年，本处共办理50 653宗死亡登记。
本港所有婚姻都受《婚姻条例》和《婚姻制度改革条例》所规管。凡一男一女意欲结婚，其中一方必须在婚礼举行日期至少15整天前，亲身或经婚姻监礼人，向婚姻登记官递交拟结婚通知书。该通知书会在婚姻登记处(大会堂婚姻登记处及红棉路婚姻登记处除外)以及位于金钟的婚姻登记事务及纪录办事处，展示最少15整天。如无人提出反对，婚礼须在发出通知后三个月内举行。拟结婚双方不受任何居留规定或国籍限制，但不得少于16岁（以公历计算）。婚礼可于五间婚姻登记处或272间（截至二零二零年年底）特许礼拜场所（包括教堂、印度庙等）中的任何一间举行。此外，拟结婚人士亦可聘用婚姻监礼人，在婚姻登记处或特许礼拜场所以外的本港任何地方，主持其婚礼。二零二零年，共有12 206宗婚礼在婚姻登记处举行，1 393宗在特许礼拜场所举行，14 562宗则经由婚姻监礼人举行。
准新人可选择在入境处婚姻登记处的礼堂举行婚礼。
婚姻监礼人计划打破过往举行婚礼在时间及地点方面受到的限制，让市民有更多选择，以作出更灵活和方便的安排，计划自推出以来深受市民欢迎和日趋流行。截至二零二零年年底，约有345 000对准新人（占申请总数的44%）经婚姻监礼人向婚姻登记官递交拟结婚通知书，并有约345 000对新人（占婚姻登记总数的47%）经由婚姻监礼人为他们主持婚礼。
有些婚约可在香港补办登记手续，成为有效的婚姻。这些婚姻包括《婚姻制度改革条例》指定的日期（即一九七一年十月七日）以前在本港缔结的华人旧式婚姻或新式婚姻。旧式婚姻是指按照中国法律与习俗所举行的婚礼，而新式婚姻是指于上述指定日期前，在两名或多名见证人在场下，在香港作为新式婚姻而以公开仪式举行婚礼的婚姻。二零二零年，本处并无接获任何补办婚姻登记手续的申请。
市民在递交全部申请所需文件和缴付指定费用后，可获发出生、死亡或结婚证明书的核证副本。此外，本处亦签发无结婚纪录证明书。二零二零年，本处共签发262 013份出生、死亡或结婚证明书的核证副本及7 594份无结婚纪录证明书。