管理及支援部由一位助理处长掌管,并由三位首席入境事务主任分别领导该部辖下的部队管理科、服务质素科及入境事务学院。
部队管理科负责处理约7 000名入境事务队成员的员工福利及纪律和部门的公共关系事宜;服务质素科专责进行管理审核、就市民的投诉作出检讨,以及策划新入境事务处总部的兴建工作;入境事务学院则负责入境事务队成员的招聘、培训、调配及专业发展事宜。
部门管理科由一位首席行政主任掌管,就部门的人事管理、编制管控、财务、物料供应及一般行政工作,直接向副处长负责。
为满足业务发展方面的人手需求,本处于二零二零年六月展开了新一轮的入境事务主任公开招聘活动,而入境事务助理员的公开招聘活动则继续全年进行。在二零二零年的招聘活动中,本处聘任了约40名入境事务主任及150名入境事务助理员。
要成为一支专业和高效率的团队,关键在于每名员工都能发挥所长及致力提供卓越服务。管理及支援部辖下的专业发展分科负责筹划招聘活动、进行策略性的职位调派、管理员工表现、安排培训计划,以及致力为入境事务队成员制订切合所需的专业发展方案。此外,专业发展分科亦负责检讨本处的整体人手调配方案,以应付部门的运作需要。
入境事务学院(简称学院)负责找出入境事务队成员的培训需要、制订每年的培训及员工专业发展计划、推行在职训练及检讨有关课程的成效,并致力为入境事务队成员提供训练课程与学习资源,确保各成员具备所需的技能,以应付不同挑战。此外,学院亦在部门内积极推广终身学习的文化。
学院是一座楼高13层的特定用途综合大楼,设有多项训练及住宿设施。基本设施包括步操场、课室、演讲厅、室内训练游泳池、学习资源中心、讯息资源中心、战术训练场、健身中心及建有高架跑道的室内运动场等。学院还附有一些特别设施,包括出入境管制系统训练中心、自助出入境检查训练中心、视像录影会面室、模拟法庭、实景模拟战术训练场、模拟单人囚室、模拟保护囚室,以及新增设的模拟青山湾入境事务中心寝室及日间活动室,为学员提供一个模拟实际工作情况的训练环境。学院亦为学员提供住宿设施,目的是培养学员的纪律意识及建立团队精神。此外,位于学院的教学资讯廊旨在详细介绍本处的工作及历史发展。
学院的职责是为入境事务队成员提供专业知识和技能培训,以服务市民。为配合部门的最新发展,学院除了不断加强现有的入职和在职训练外,还积极与内地及海外相关单位安排交流互访活动。此外,为推广终身学习文化和促进员工的个人发展,本处亦资助员工参加由其他政府部门或外间机构举办的不同培训课程。
本处一直致力为部队成员提供灵活和多元的进修途径,以提升本处的部队质素,并向部队成员推广终身学习的文化,促进人员的个人发展。本处于二零一九年以课程营办者的身份向香港学术及职业资历评审局(评审局)申请资历评审,把不同职系的入职和在职训练课程纳入《资历名册》。二零二零年十二月,本处进一步为高级入境事务主任管理才能课程申请资历评审,并获资历架构认可。学员完成该课程后,可获颁属资历架构第五级别的《高级入境事务主任「效能领导及管理」专业证书》,级别与学士学位同等。
本处现时共有六个自行营办的课程已获资历架构认可,除了上述高级入境事务主任课程,还包括两个获评定为资历架构第五级别(与学士学位同等)的课程,即入境事务主任「入境事务及管制管理」专业文凭和总入境事务助理员「入境事务及管制前线管理」专业证书课程,以及三个获评定为资历架构第四级别(与副学士学位或高级文凭同等)的课程,即高级入境事务助理员「入境事务及管制预修管理」专业证书、入境事务助理员「出入境管制及旅客出入境检查」专业文凭和入境事务助理员「入境事务及管制」专业文凭课程。由上述课程获取资历认证至二零二零年年底,共有1 784名部队成员修毕有关训练课程,包括147名入境事务主任、125名总入境事务助理员、123名高级入境事务助理员及1 389名入境事务助理员。本处会继续申请把不同范畴的训练课程列入《资历名册》内,令更多部队成员获取相关专业资历。
学院主要提供两大类训练 — 入职训练和在职训练。入职训练旨在使新聘人员具备执行职务时所需的知识和技能。入境事务主任的入职训练课程为期25周,而入境事务助理员的入职训练课程则为期14周。训练课程理论与实践并重,课题涵盖法律、出入境政策及程序,以及本处的职能和组织架构等。入职训练特别着重培养学员严守纪律的精神和为市民提供优质服务的热忱。此外,课程亦包括步操、战术训练、体能训练、游泳及急救等。入境事务主任的入职训练更会透过管理工作坊、督导练习及领袖训练营等不同类型的训练项目,加强学员的管理技巧和领导才能。
二零二零年,共有105名入境事务主任及230名入境事务助理员在学院完成入职训练。
二零二零年,学院为3 080名各级入境事务队成员举办各类在职训练课程,包括属资历架构第五级别的高级入境事务主任管理才能课程、入境事务主任巩固课程、顾客服务及调解训练课程、步操训练、多项战术训练、入境事务及管制前线管理专业证书课程、入境事务及管制预修管理专业证书课程,以及出入境管制及旅客出入境检查专业文凭课程,以提升他们的思维能力及技能。
此外,学院亦为各管制站的同事提供有关出入境管制系统和自助出入境检查的培训课程。二零二零年,共有20名管制站人员及督导人员接受相关训练。
为加强人员对国民身份的认同和对国家的归属感,本处已在入职和在职培训课程中加入基础国情教育,内容涵盖《中华人民共和国宪法》、《基本法》等,让人员更明白拥护《基本法》和效忠香港特区政府是公务员应有之义,并继续本着爱国爱港的精神和廉洁专业的态度,为香港的繁荣稳定和市民的福祉作出贡献。自《香港国安法》实施后,学院亦已把国家安全教育加入内部训练课程中,以加强人员对相关课题的认知。
人力资源发展对本处持续健康发展非常重要。为装备同事面对工作挑战,学院继续安排同事到内地及海外接受训练及与有关执法机关进行交流,让他们扩阔视野,增进专业知识,并提升管理及领导才能,发挥个人潜能。二零二零年,学院为28位内地各级官员安排了共两期赴港交流研习课程,以加强彼此的沟通和合作。此外,鉴于2019冠状病毒病疫情的影响,学院已暂缓派员到内地及海外接受训练和进行交流,并会视乎疫情再行检视相关安排。
为加强同事的沟通能力及处理纠纷的技巧,学院已把基础调解技巧训练加入「顾客服务工作坊」。二零二零年,共有331名入境事务助理员至高级入境事务主任职级的同事参加有关课程。
此外,为了加强前线管理人员在工作时处理投诉和冲突的能力,学院于二零二零年为总入境事务助理员至高级入境事务主任职级的同事举办了为期两天的「调解及沟通工作坊」进阶课程,共有38名前线人员参加。
为增强前线同事的沟通技巧、团队合作及纪律意识,学院举办为期五天的团队共融工作坊,目标对象为入境事务主任、总入境事务助理员及高级入境事务助理员。这课程取替前线人员团队建立训练课程,为前线同事提供更全面的训练。
为进一步装备前线人员,让他们能为身处香港境外而陷于困境的香港居民和其受影响家属提供切实可行的协助,学院联同入境处聆心服务中心和香港红十字会为前线人员举办为期三天的心理急救课程。课程内容包括基本的搜集讯息技巧,以及学习如何能快速评估有关人士的需要,并灵活地为其提供适当的援助。二零二零年,共有28名同事参加有关课程。
为提倡终身学习,支援员工应付工作上的新挑战,学院在部门内联网为同事提供不同的网上学习课程。同时,学院与公务员事务局合作,在公务员易学网的电子学习平台推出不同的网上课程。透过这两个平台,员工可按照自己的进度及时间表学习。
员工亦可透过部门内联网的入境事务学院网页借阅学习资源中心的书籍、观看训练活动的录像和相片,以及阅览其他有用的参考资料。
为了贯彻部门「关顾共融、群策群力」的信念,以及加强管方与前线人员的双向沟通,学院与部队管理科合办一连串「探访工作间」活动。有关活动提供有效的平台,让同事就工作间沟通技巧及评核报告书写技巧等课题分享经验。
学院亦安排各级入境事务队成员参加其他政府部门、组织及机构举办的训练课程,当中包括公务员事务局辖下的公务员培训处举办的管理、语言、传意及国家事务课程;香港警务处举办的各项指挥课程和侦缉训练课程;以及学院联同惩教署举办的防暴战术训练。
为更能保障办事处内的同事和市民的安全,年内,学院分别安排了共15名及31名在职人员参加基本急救课程及急救复修课程。此外,分别有42名在职人员及270名新入职人员参加了急救证书课程及自动体外心脏去纤维性颤动法证书课程。
本处一向积极参与青年培训计划。二零二零年,学院与教育局合办多元智能挑战营,共邀请了80名初中学生参加,透过在学院的五天留宿训练,协助他们建立自信、培养自律性及团队精神,并加强他们的纪律意识。
本处同时推行了名为「入境处青年领袖」的青年培训计划,旨在为本港中三至中六的学生提供纪律及领袖训练,透过基础国情教育、团队活动等,协助他们培养纪律意识和团结精神,加强其国民身份认同,以及发展正向思维和价值观。自计划推行以来,已有超过220名学生加入成为「入境处青年领袖」,并接受训练。
除了增进工作知识和提供技能训练外,培养员工正直诚信的操守亦十分重要。为了让员工能够遵循最新的公务员行为指导方针,「行为及纪律指引」(简称指引)已上载部门的内联网。指引列举了多个有关利益冲突及个人行为的真实例子,同时亦强调上司在督导属员和处理利益冲突上应负的责任。本处亦提醒所有员工应秉持指引内的基本信念,坚守最高的诚信,不断提升工作质素和效率,竭诚服务市民。
本处非常重视与员工保持紧密接触,并透过不同渠道让管职双方进行咨询和沟通,包括举行委员会会议、非正式会谈和小组讨论、进行福利探访及出版通讯刊物等,以不断改善员工福利和部门与员工的关系,强化员工的团队精神和使命感。此外,透过举办各类体育及康乐活动,让管职双方加深了解和互信。本处鼓励员工提出改善工作环境及服务质素的建议,并会认真及适时跟进有关建议。
入境事务处职员协商委员会是部门管职双方的正式协商架构。协商委员会的设立,旨在加强管职双方对影响员工利益事宜(例如服务条件、宿舍分配、训练、晋升和职业前途发展等)的了解和促进彼此的合作。协商委员会每季举行一次会议,由助理处长(管理及支援)担任主席,成员包括6名管方代表和20名来自入境事务主任职系、入境事务助理员职系和各文职职系的职方代表,并有一名公务员事务局的代表列席会议。
除了管职双方所举行的正式和非正式会议外,本处的褔利主任亦定期到不同的工作地点探访员工,了解他们的关注事项和感受。为了加强与前线同事的接触、增进同事间的了解,以及加强团队精神和沟通,福利组成立了前线支援小队(简称小队),经常探访前线的入境事务队成员,与员工分享对工作方面的意见,并转达他们的诉求。截至二零二零年十二月三十一日,小队到不同前线组别和办公室共进行了320次探访。
此外,福利主任会前往医院探访罹患伤病的员工,以及进行家访,为有需要的员工提供适切的援助。二零二零年,福利主任共进行了319次伤病慰问及14次医院及家庭探访。
福利主任亦会约见个别因工作压力或个人问题而感到困扰的员工,并为他们提供辅导服务或协助。二零二零年,福利主任共约见员工30次。
为提供更全面的支援以促进同事的心理健康,以及为有需要的员工提供即时辅导服务,本处成立了聆心服务中心(简称中心),并聘请一位临床心理学家提供专业的辅导服务,协助同事以积极的心态处理工作及生活所带来的压力。中心的临床心理学家同时协助管方筹划及举办课程,包括「快乐工作间」、「压力管理」及「创伤事件所引起的心理反应及处理」等,以提升同事的心理及精神健康。截至二零二零年十二月三十一日,中心提供了2 322次个人心理辅导,并举办了371次讲座。
此外,中心亦举办促进身心健康的课程,并不时邀请专业讲者就不同课题主持健康讲座,以协助员工培养健康和平衡的生活模式。截至二零二零年十二月三十一日,中心举办了64次健康讲座,藉以提高同事的健康生活意识。
本处建立了朋辈支援网络(简称网络),以加强各组别员工之间的朋辈支援。目前,网络共有约300名成员,包括纪律及文职人员,他们均已接受有关基本辅导技巧和精神健康入门知识的训练。中心的临床心理学家及福利组人员亦不时与网络成员会面,以了解他们在提供辅导服务方面的情况及建议他们如何处理困难个案。中心会继续为他们安排适当的课程以提升他们的辅导技巧,并且邀请更多员工加入网络。
入境事务处职员同乐会(简称同乐会)定期为员工及其家属举办各类体育及康乐活动,以推广健康生活方式、增进同事间的了解和强化团队精神。
二零二零年,受到2019冠状病毒病疫情影响,同乐会大部分体育活动(包括龙舟竞渡、各项球类比赛、陆运会、水运会、七公里长跑赛及瑜伽班)和康乐活动(包括郊外远足、夏日海上畅游、夜钓墨鱼、圣诞亲子联欢会、周年聚餐、「入境之SING Karaoke大赛」及新春团拜等)须暂缓举行。
为了令部门各运动队伍持续发展和加强部门上下一心的团队精神,同乐会共委任了16位同事义务担任各运动队伍的领队。在各领队带领下,部门运动队伍代表利用公余时间组织练习,并参加纪律部队赛事及公开比赛,大大促进了同事的团队精神和工作与生活的平衡。
「入境事务处乐队」以业余步操乐队形式参与部门的演出及会操,亦不时获邀到不同场合演出,例如部门的周年晚宴。乐队擅长演奏中外名曲及流行轻音乐。截至二零二零年十二月三十一日,乐队共有超过50名来自不同组别的纪律人员参与。
同乐会辖下的入境事务处义工队鼓励本处员工在公余时参与义务社会服务活动。义工队一直参与不同类型的社区服务及慈善活动,为有需要的团体和人士提供服务及支援,对社会贡献良多。在二零二零年,义工队已累积接近3 700小时服务时数。
入境事务队福利基金是根据《入境事务队条例》设立,旨在为入境事务队成员或前入境事务队成员谋求福利和给予贷款。基金亦向需要经济援助的受供养家属发放补助金,以协助他们支付已故入境事务队成员或前入境事务队成员的殡殓费。
二零二零年,用以支付福利设备、购买慰问礼品和举办体育及康乐活动等的费用为94,307.02元。
二零二零年,服务质素科辖下的管理审核组人员曾到访不同管制站及办事处视察,以确保有关人员妥善依循各项出入境政策、处理申请程序和行政规则,并提出建议进一步改善工作质素和提供更优质的顾客服务。
管理审核组辖下的检讨专责小组负责接收市民的投诉和监察有关的回复。所有经调查的投诉均交由部门投诉检讨工作小组进行分析和覆检,以及就投诉中的指控是否成立提供意见,并在有需要时提出改善建议。该工作小组由助理处长(管理及支援)担任主席,成员包括服务质素科的人员。二零二零年,经本处复核的6宗投诉中,有3宗属成立个案。同年,本处共收到9 584封嘉许及感谢信。
管理审核组在二零二零年十一月取得国际标准化组织ISO 9001:2015「质量管理体系」及ISO 10002:2018「质量管理-顾客满意度」认证,并将于二零二一年一月取得ISO 9001:2015及ISO 10002:2018认证。有关认证肯定了本处在质素保证管理方面的努力和专业表现。
二零二零年,入境事务处处长区嘉宏先生及入境事务处助理处长冯伯豪先生获颁授香港入境事务卓越奖章,另有五名人员获颁授香港入境事务荣誉奖章。此外,本处有21位同事获颁授行政长官公共服务奖状和行政长官社区服务奖状。
此外,品行良好、服务年资达若干年期且工作表现令人满意的入境事务处人员会获颁发奖章和加叙勋扣。二零二零年,共有175名服务年资达18年的人员获颁发长期服务奖章、143名服务年资达25年的人员获颁发加叙单条勋扣、284名服务年资达30年的人员获颁发加叙双条勋扣,以及76名服务年资达33年的人员获颁发加叙三条勋扣。
传讯及公共事务组负责发布有关本处的新闻。该组是本处与传媒之间的桥梁,其工作包括与传媒保持紧密及有效的沟通、解答传媒查询、拟定部门的宣传计划,以及公布本处最新推出的政策。该组经常与外间机构保持紧密联络,亦是部门处理公共事务和出席公关活动的代表。
二零二零年,传讯及公共事务组就本处的各项事宜,例如为跨境旅客提供快捷的出入境检查、启用香园围边境管制站货检设施、推出领取护照服务站、协助在境外身陷困境的港人、实施新签证政策或措施、增加香港特区护照持有人可免签证入境的国家、针对非法劳工和触犯入境条例者所采取的执法行动、推广全港市民换领身份证计划,以及在疫情期间协助政府执行《预防及控制疾病条例》(第599章)下多项规例等,发放新闻稿、解答传媒查询、安排拍摄活动和举行新闻简报会。
查询及联络组的主要工作是解答市民对本处各项服务的查询。该组现时采用的入境事务查询服务系统协助统一处理市民以电话、电邮、传真、信件,以及亲临办事处所提出的查询。
为了向市民提供更优质的服务,查询及联络组一直致力完善现有查询服务系统的功能。系统现时提供一站式服务,功能涵盖把查询电话转驳至本处24小时电话预约服务系统及电话查询申请状况系统,亦提供各分区办事处、人事登记办事处及入境事务处总部部分办事处的即日派筹额满情况的资料。为进一步方便市民查阅本处一般查询热线内的预录资讯,该组印制了精美的自助查询资讯卡派发予公众人士,亦在本处网页上载了一般查询热线自助查询流程图供市民参考。
本处自成立以来一直与香港一同成长,见证不同的社会变迁。由于本处各项工作与市民的生活息息相关,随着时代和业务的发展,本处的总部亦相应地不断扩充和演变。现时座落于湾仔入境事务大楼的总部于一九九零年启用,为市民提供优质、方便和多元化的公共服务。为紧贴时代的步伐以及应付日益增加的服务需求和各项新工作,部门的人手编制和所需的运作设施及办公地方亦相应增加。迈向新时代,本处正积极筹划兴建新一代总部,以期不断提升服务水平,为市民提供更便捷的服务。新总部的各项策划工作正相继落实。兴建新总部的拨款申请于二零一九年五月获立法会财务委员会批准,建造工程亦已于同年六月展开,地基工程已于二零二零年七月完成,整项工程预计在二零二三年竣工。
新总部将座落于将军澳市中心,毗邻港铁将军澳站和调景岭站,多种公共交通工具均可直达。此外,总部亦会连接周边的行人通道系统,方便市民往来并使用本处的各项服务。新总部将会提供约57 400平方米净作业楼面面积,供本处设置各公共服务办事处、一般办公室和运作设施。本处亦计划更广泛应用创新科技,为新总部加入智能元素,例如设置多元化自助服务站,让市民在递交各项申请和领取各类证件或签证时,无须在柜枱前排队轮候。市民在某些非办公时间内亦可透过自助服务站使用上述服务。另一方面,新总部将集中设置现时分散在不同地区和租用物业的办公室和设施,并提供空间增添新设施,如室内练靶场,以配合运作和发展需要,提高指挥和运作效率,加强协作,以及提升执法效能。