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個人證件部由一位助理處長掌管，轄下設有證件科和人事登記科，每科各由一位首席入境事務主任領導。
證件科負責處理香港特區護照和其他香港特區旅行證件的申請、有關在本港實施《中華人民共和國國籍法》的事宜，以及出生、死亡和婚姻登記事宜。人事登記科則負責處理根據《基本法》提出擁有居留權的聲請、為香港居民簽發身份證、管理人事登記紀錄、推行「全港市民換領身份證計劃」、與外國政府商定香港特區居民的免簽證入境安排，以及為在香港境外身陷困境的香港居民提供協助。人事登記科轄下設有人事登記及特區護照上訴組，專責處理有關永久性居民身份證及特區護照申請的上訴事宜。
個人證件部組織圖
入境事務處負責為所有香港居民辦理人事登記、簽發身份證和提供相關的服務。入境事務處處長獲委任為人事登記處處長，而派駐各人事登記辦事處工作的入境事務主任和文書人員，均獲委任為登記主任。本港現共有五間人事登記辦事處提供人事登記服務：一間位於港島，九龍及新界各兩間。
自一九四九年起，所有香港居民必須登記領取身份證。最初簽發的是紙質身份證，直至《人事登記條例》於一九六零年正式實施後，紙質身份證便由過膠身份證取代。為了能更妥善保存紀錄，本處在一九八三年展開全港性的身份證換領工作，簽發更能防偽的身份證。其後，本處再於一九八七年七月一日進行第二次身份證換領工作，為永久性居民簽發載明持證人擁有香港居留權的香港永久性居民身份證，而非永久性居民則獲簽發沒有載明該項權利的香港身份證。
入境處推陳出新，為身份證引入更完善的資料儲存和更先進的防偽特徵。
本處自二零一八年十一月二十六日起為全港巿民更換新智能身份證。新智能身份證採用高質量聚碳酸不碎膠製成，並加入多種新穎先進的防偽特徵和設計，可更有效地防止身份證被偽冒。此外，新智能身份證的晶片除了支援現有的接觸式介面外，亦同時支援非接觸式介面，能減低讀卡對身份證和晶片可能造成的損耗，令身份證更加耐用，而持證人經旅客自助出入境檢查系統（e-道）辦理出入境手續時亦更方便快捷。
新智能身份證的九大防偽特徵
使用智能身份證後，本處可利用指紋鑑證技術，迅速核實持證人的身份。年屆11歲或以上並持有智能身份證的香港永久性居民，可在各出入境管制站使用e-道服務，出入境更為便捷。
跨境駕駛者如屬持有智能身份證的香港永久性居民，可在車輛出入境管制站使用車輛e-道。此服務亦擴展至部分合資格香港非永久性居民，讓市民可享用更為方便的服務。
持有簽證身份書的香港居民、擁有香港入境權或在香港不受任何逗留條件限制的人士，或已獲發通知標籤的非永久性居民，均可享用e-道服務。
此外，年滿11歲或以上並持有有效智能身份證的香港永久性居民，辦妥登記後，便可使用智能身份證於澳門旅客自助過關通道享用簡化出入境手續往返澳門。這項便利措施已擴展至持有香港特區簽證身份書和香港居民身份證的香港非永久性居民。合資格人士於登記後，可使用澳門的自助出入境檢查服務辦理出入境手續。
除作為與入境事務有關的用途外，智能身份證亦可支援其他非入境事務的用途，例如香港公共圖書館圖書證等。巿民可自由選擇是否申請把身份證作非入境事務的用途。
領事團身份證的簽發對象是領事、領事館職員、歐洲聯盟辦事處主任、歐洲聯盟辦事處人員，以及他們的配偶及年滿11歲或以上的受供養子女。
本處於二零一九年推出內置晶片的新式樣領事團身份證。
所有領事團人員已於二零二零年換領新的領事團身份證。新領事團身份證是智能卡形式的身份證，以聚碳酸不碎膠製成，並內置雙重（接觸式和非接觸式）介面的晶片，其大小與一般信用卡相若。此外，新領事團身份證具有多項防偽特徵，以防止身份證被偽造。
根據《人事登記條例》的規定，凡年屆11歲或以上的香港居民，除非已獲條例豁免，或被排除於條例條文以外，例如老年人、失明人士和體弱人士，否則一律須登記領取身份證。任何人士如非身份證持有人，並屬法例規定必須申請登記的人，必須在抵港後30天內或自法例規定其必須申請登記的日期起計30天內，申請領取身份證。二零二零年，本處分別簽發了242 931張及71 059張身份證給永久性居民和非永久性居民。
根據《人事登記條例》第3C條的規定，人事登記審裁處為被拒絕簽發永久性居民身份證或已簽發的永久性居民身份證被宣布無效的人士提供上訴渠道。二零二零年，本處經審裁處共接到73宗上訴。
補領身份證是發給因遺失、損壞或污損身份證，或須更改身份證上個人資料（如姓名或出生日期）的人士。二零二零年，本處共簽發了134 507張補領身份證。
年滿11歲或以上持「單程證」入境人士在人事登記處–九龍辦事處首次登記申領香港身份證時，可一併辦理簽證身份書的申請。
24小時電話預約系統及「公共服務電子化計劃」的互聯網預約申領身份證服務，為市民提供簡便的人事登記預約服務。申領身份證的預約期已延長至24個工作天。申請人亦可在預約日期前一個工作天更改或取消預約。
市民可透過「香港政府一站通」網頁預約申領身份證的服務，並可選擇在預約日期前兩天接收免費的預約提示。此外，市民亦可透過入境事務處流動應用程式預約服務及預先填表，令申請過程更快捷方便。
簽發登記事項證明書，旨在詳盡列出身份證持證人曾向登記主任提供或填報的資料，包括一些身份證上未載有的事項。這種證明書可作多種用途，其中一種是為移民的申請提供證明。二零二零年，本處共簽發了13 047張登記事項證明書。
本處的其中一項重要工作是管理本港700多萬人口的人事登記紀錄。為方便儲存、取覽及管理這些紀錄，本處已把所有人事登記紀錄轉換成數碼影像，以影像管理系統取代舊式微縮影技術，讓本處為其他執法部門提供全日24小時的身份證紀錄核對服務，有效協助打擊非法入境活動。
「全港市民換領身份證計劃」（換證計劃）自二零一八年十二月二十七日展開以來，九間新設的智能身份證換領中心（換證中心）一直運作暢順。截至二零二零年十二月三十一日，本處已簽發超過340萬張新智能身份證，當中250萬張透過換證計劃簽發。
換證中心以四種醒目顏色區分接待、登記、拍照及領證的設施。
換證計劃的第一周期於二零一八年十二月二十七日展開。若干公職人員以及於一九八五、一九八六、一九六八和一九六九年出生的香港居民須在所屬的規定期間內到換證中心換證。第二周期原定為二零一九年六月三日至二零二零年二月十七日，於一九五五至一九五九年和一九六四至一九六七年期間出生的香港居民須在所屬的規定期間內到換證中心換證。
受二零一九冠狀病毒病疫情影響，九間換證中心在二零二零年曾間歇暫停服務，換證時間表亦因此作出修訂。第二周期的申請限期延長至二零二零年九月二十六日；而第三周期原定的申請限期，亦調整為二零二零年二月十八日至二零二一年九月十八日。區議員和一九六零至一九六三年、一九七零至一九七六年、二零零五至二零零七年和二零一二至二零一八年期間出生的香港居民，須在所屬的規定期間內到換證中心換證。
透過科技的運用，換證計劃加入了多項嶄新元素，讓市民可透過互聯網或入境事務處流動應用程式預約換證和預先填表，以節省排隊時間和享用更快捷的換證服務。各換證中心亦設有多種自助服務站，方便市民取籌、填表和領證，以提高服務效率。相較上一次換證計劃，換證中心的登記處理時間由60分鐘縮短至30分鐘。此外，換證中心亦設有一系列無障礙設施，包括政府首次採用的視障人士室內導航系統等。
換證中心設計加入新元素，例如荃灣換證中心設有特色長廊，介紹身份證的演變。
鑑於香港的人口變化，以及為了更方便有需要的社羣，本處在換證計劃中加入新的關愛措施：
在全港市民換領身份證計劃的關愛安排下，換證人士可攜同最多兩名65歲或以上的親友和兩名殘疾人士一同前往換證。
根據法例規定，所有香港永久性居民均享有香港居留權，而香港居留權所指的權利則包括：香港入境權、不會受任何逗留條件的限制和不得被遞解離境或遣送離境。
《基本法》第二十四條列明六類屬於香港特區永久性居民的人士。《入境條例》內有關居留權的條文清楚界定取得香港居留權的各項條件。
回歸後，本處按照《基本法》和《入境條例》的規定，着手處理有關居留權的申請。本處會按《人事登記條例》的有關規定，為11歲或以上的合資格申請人安排登記領取永久性居民身份證。不足11歲的合資格申請人會獲簽發確認其資格的函件。如果他們持有有效的旅行證件，可以申請在其旅行證件上加蓋批註，註明其永久性居民身份證的資格已獲核實。二零二零年，本處共收到69 496份核實永久性居民身份證資格的申請書。同年，完成處理的申請共有68 914份。
網上遞交核實永久性居民身份證資格申請的服務為申請人提供更簡便的服務。申請人可經香港政府一站通網站填寫及列印申請表。申請人在簽署已填妥的申請表和掃描該表格及相關的證明文件後，可經網上遞交申請。如有需要，申請人亦可經網上遞交補充文件，或使用這項服務查詢或更改預約核實證明文件正本的時間。此外，已遞交核實永久性居民身份證資格申請的人士，可經互聯網或24小時電話查詢系統查詢其申請的狀況。
本處繼續積極游說更多國家給予香港特區護照持有人免簽證入境或落地簽證待遇，為香港特區護照持有人爭取更大的旅遊便利。二零二零年，「一帶一路」國家肯尼亞給予香港特區護照持有人落地簽證待遇。截至二零二零年年底，同意給予香港特區護照持有人免簽證或落地簽證待遇的國家和地區已達167個。
本處的協助在外香港居民小組與保安局、外交部駐香港特派員公署（公署）、中國駐外國使領館、外國駐港領事館、香港特別行政區政府駐北京辦事處（駐京辦）、駐上海經濟貿易辦事處（駐滬辦）、駐成都經濟貿易辦事處（駐成都辦）、駐武漢經濟貿易辦事處（駐武漢辦）、駐粵經濟貿易辦事處（駐粵辦）、香港經濟貿易文化辦事處（台灣）及其他政府部門緊密合作，為身處香港境外而陷於困境的香港居民提供切實可行的協助。香港居民無論身處任何國家或地區，如需尋求緊急協助，可致電入境事務處協助在外香港居民小組24小時熱線電話：(852) 1868。
為使身在海外的中國公民在遇到困難時及時獲得專業的指導和幫助，外交部已設立外交部全球領事保護與服務應急呼叫中心（應急呼叫中心），並開通了24小時領事保護熱線「12308」。外交部的應急呼叫中心會根據實際情況及需要，轉介香港居民的求助個案予協助在外香港居民小組處理和跟進。
本處的協助在外香港居民小組為身處香港境外而陷於困境的香港居民提供切實可行的協助。
二零二零年，受2019冠狀病毒病疫情影響，各國實施旅遊限制，許多香港居民因而滯留在內地或海外。本處的協助在外香港居民小組與保安局、公署、中國駐外使領館、外國駐港領事館、香港特區政府駐內地辦事處和其他政府部門保持緊密聯繫，為受影響港人及其家屬提供切實可行的協助。小組先後在二月及三月派員到日本和武漢協助滯留的港人回港，並自三月起協助安排和協調多班包機／民用航班接載滯留各國的港人回港。二零二零年，協助在外香港居民小組共處理了香港居民提出的153 596宗查詢和18 511宗求助個案。
協助在外香港居民小組為港人提供適時協助，獲市民致函致謝。
本處一直積極提升市民外遊時的安全意識，推廣「領保進校園、進社區」的工作。二零二零年一月，本處聯同駐港特派員公署舉辦講座，與社區團體分享外遊安全小貼士和介紹中國領事保護工作。此外，本處亦於入境事務學院開放日設立展覽攤位，向到訪的市民介紹中國領事保護及協助在外香港居民小組的工作，提高市民的外遊安全意識。
香港居民在前往外地旅遊前，可透過「外遊提示登記服務」網上服務登記他們的聯絡方法和行程。協助在外香港居民小組在緊急的情況下，可根據用戶所提供的資料與他們聯絡並提供協助。用戶除可透過「我的政府一站通」內的「我的訊息」接收最新外遊警示及相關公開資料外，亦可透過他們所提供的電郵地址接收有關資訊。此外，用戶可登記其外地流動電話號碼並選擇透過該電話號碼接收流動電話短訊。自二零二零年十二月三十日起，市民可透過「智方便」手機應用程式，利用個人流動電話登入「外遊提示登記服務」和接收相關個人化提示。
除入境事務處總部外，本處亦在交通方便的地點設有六間分區辦事處為市民提供服務，包括一間位於港島，兩間位於九龍及三間位於新界。
《香港特別行政區護照條例》就簽發香港特區護照及其他相關事宜訂定條文，而有關簽發其他香港特區旅行證件的權力，則於《入境條例》及《入境規例》中訂明。
入境事務處是負責簽發香港特區護照的唯一政府部門。根據法例規定，香港特區護照只發給享有香港居留權並持有有效香港永久性居民身份證的中國公民。申請人可以郵遞或投遞方式，或親臨本處遞交香港特區護照的申請。持有有效香港永久性居民身份證的合資格申請人亦可經「申請證件服務站」、互聯網或「入境事務處流動應用程式」遞交申請。
設於各分區辦事處的申請證件服務站讓申請人可免費以自助形式遞交護照申請。
自二零二零年十月三十日起，身處香港或海外的申請人無論以何種方式直接向入境處遞交特區護照申請，均可選擇在指定的中國駐外國使領館領取護照。身處海外的申請人，亦可經當地的中國駐外國使領館遞交申請；而身在內地的申請人則可透過駐京辦、駐滬辦、駐成都辦、駐粵辦及駐武漢辦的入境事務組遞交換領申請，並在該駐內地辦事處領取新護照。審批申請及印製香港特區護照個人資料的工作，均由本處集中辦理。
合資格申請人可以自助方式在領取護照服務站領取特區護照。
本處在二零一九年五月十四日推出新一代香港特區電子護照。新證件除繼續依據國際民用航空組織所訂的標準製作外，亦加入最先進的防偽特徵，例如在以金紫荊廣場為主題的個人資料頁加上特製的透視窗，透視窗內載有以激光刻蝕技術刻印的持證人照片，以鞏固海外國家和地區對給予特區護照持有人免簽證入境待遇的信心。護照的簽發程序由一套特別設計的電腦系統監察和控制，而位於本處總部的護照印製場地，則受嚴密的保安措施及設備所監察。香港特區護照已經得到國際間的承認，並被譽為世界上防偽功效最佳的護照之一。
二零二零年，本處接獲250 896份香港特區護照申請書。截至二零二零年年底，本處共收到13 202 549份香港特區護照申請書，並簽發了13 170 769本護照。
香港特區護照上訴委員會根據《香港特別行政區護照（上訴委員會）規例》成立，為被拒絕簽發香港特區護照人士提供上訴渠道。二零二零年，本處經上訴委員會接到四宗上訴。
簽證身份書的有效期為七年，是發給無法取得任何其他國家或地區的護照或旅行證件的香港居民。申請人主要是從內地來港而未連續住滿七年的合法移民。本處於二零一九年五月十四日推出新一代電子簽證身份書。二零二零年，本處共簽發16 181本簽證身份書。
海員身份證的有效期為十年，是發給以海員為職業，並在香港特區享有居留權或獲准無條件限制在香港特區逗留的香港居民，其中包括無法取得其他國家或地區的護照或旅行證件的非中國公民。二零二零年，本處共簽發38本海員身份證。
回港證的有效期最長為五年，是供持證人往來香港與內地及澳門之用。簽發對象主要為中國公民並已擁有香港居留權或已獲准無條件限制在香港逗留的香港居民。自從e-道推出後，大部分香港居民前往內地或澳門時，都選擇使用身份證辦理出入境手續。因此，現時使用回港證的人士，主要是11歲以下兒童，以及遺失了身份證但需在獲補發身份證之前，往來內地或澳門的香港居民。 二零二零年，本處共簽發21 756本回港證。
本處獲中央人民政府授權，按照《中華人民共和國國籍法》及全國人民代表大會常務委員會於一九九六年五月十五日通過的「解釋」，處理香港居民所提出與中國國籍有關的申請。《中國國籍（雜項規定）條例》就有關在香港特區實施《中華人民共和國國籍法》的事宜訂定條文。
所有持外國護照的中國籍香港居民，如欲在本港被視為外國國民，可向本處申報國籍變更。二零二零年，共有209名香港居民申報國籍變更。
二零二零年，本處共收到756份加入中國國籍申請書，299份退出中國國籍申請書，以及四份恢復中國國籍申請書。
在海外的香港居民可經中國駐當地的使領館，向本處遞交國籍申請（包括國籍變更申報書，以及加入、退出或恢復中國國籍的申請書）。申請書亦可直接交往本處。二零二零年，本處經中國駐外國使領館共收到236份退出中國國籍申請書及44份國籍變更申報書；亦收到69份直接由海外遞交本處的申請書，包括53份退出中國國籍申請書及16份國籍變更申報書。
本處為市民提供出生、死亡和婚姻登記及相關的服務。入境事務處處長獲委任為生死登記官和婚姻登記官，而派駐各婚姻登記處的行政主任和派駐各婚姻登記處或生死登記處工作的入境事務主任則獲委任為副登記官。合資格的律師或公證人，如獲婚姻登記官委任為婚姻監禮人，可執行《婚姻條例》訂明的婚姻監禮工作。截至二零二零年年底，獲委任的婚姻監禮人共有2 277人。
根據《生死登記條例》，出生登記須於嬰兒出生日期後42天內辦理。現時本港共有四間出生登記處為市民提供出生登記服務，包括港島和九龍各一間，以及新界兩間。根據法例規定，辦理出生登記手續無須繳費。但如在超過法例所訂明的42天後才補辦出生登記手續，則須繳付費用。倘嬰兒在出生一年後仍未辦理出生登記，則須獲生死登記官的同意，才可補辦登記手續。二零二零年，本處共辦理36 551宗出生登記及5 404宗補辦出生登記。
出生登記紀錄已於九十年代電腦化，出生證明書亦已由以往人手書寫改為電腦列印。
任何人士如死於自然，死者親屬須於24小時內辦理死亡登記。本港共有三間死亡登記處，兩間設於港島，一間設於九龍，免費提供登記服務。郊區的死亡登記可在新界和離島15間指定的警署辦理。二零二零年，本處共辦理50 653宗死亡登記。
本港所有婚姻都受《婚姻條例》和《婚姻制度改革條例》所規管。凡一男一女意欲結婚，其中一方必須在婚禮舉行日期至少15整天前，親身或經婚姻監禮人，向婚姻登記官遞交擬結婚通知書。該通知書會在婚姻登記處(大會堂婚姻登記處及紅棉路婚姻登記處除外)以及位於金鐘的婚姻登記事務及紀錄辦事處，展示最少15整天。如無人提出反對，婚禮須在發出通知後三個月內舉行。擬結婚雙方不受任何居留規定或國籍限制，但不得少於16歲（以公曆計算）。婚禮可於五間婚姻登記處或272間（截至二零二零年年底）特許禮拜場所（包括教堂、印度廟等）中的任何一間舉行。此外，擬結婚人士亦可聘用婚姻監禮人，在婚姻登記處或特許禮拜場所以外的本港任何地方，主持其婚禮。二零二零年，共有12 206宗婚禮在婚姻登記處舉行，1 393宗在特許禮拜場所舉行，14 562宗則經由婚姻監禮人舉行。
準新人可選擇在入境處婚姻登記處的禮堂舉行婚禮。
婚姻監禮人計劃打破過往舉行婚禮在時間及地點方面受到的限制，讓市民有更多選擇，以作出更靈活和方便的安排，計劃自推出以來深受市民歡迎和日趨流行。截至二零二零年年底，約有345 000對準新人（佔申請總數的44%）經婚姻監禮人向婚姻登記官遞交擬結婚通知書，並有約345 000對新人（佔婚姻登記總數的47%）經由婚姻監禮人為他們主持婚禮。
有些婚約可在香港補辦登記手續，成為有效的婚姻。這些婚姻包括《婚姻制度改革條例》指定的日期（即一九七一年十月七日）以前在本港締結的華人舊式婚姻或新式婚姻。舊式婚姻是指按照中國法律與習俗所舉行的婚禮，而新式婚姻是指於上述指定日期前，在兩名或多名見證人在場下，在香港作為新式婚姻而以公開儀式舉行婚禮的婚姻。二零二零年，本處並無接獲任何補辦婚姻登記手續的申請。
市民在遞交全部申請所需文件和繳付指定費用後，可獲發出生、死亡或結婚證明書的核證副本。此外，本處亦簽發無結婚紀錄證明書。二零二零年，本處共簽發262 013份出生、死亡或結婚證明書的核證副本及7 594份無結婚紀錄證明書。