管理及支援部由一位助理處長掌管,並由三位首席入境事務主任分別領導該部轄下的部隊管理科、服務質素科及入境事務學院。
部隊管理科負責處理約7 000名入境事務隊成員的員工福利及紀律和部門的公共關係事宜;服務質素科專責進行管理審核、就市民的投訴作出檢討,以及策劃新入境事務處總部的興建工作;入境事務學院則負責入境事務隊成員的招聘、培訓、調配及專業發展事宜。
部門管理科由一位首席行政主任掌管,就部門的人事管理、編制管控、財務、物料供應及一般行政工作,直接向副處長負責。
為滿足業務發展方面的人手需求,本處於二零二零年六月展開了新一輪的入境事務主任公開招聘活動,而入境事務助理員的公開招聘活動則繼續全年進行。在二零二零年的招聘活動中,本處聘任了約40名入境事務主任及150名入境事務助理員。
要成為一支專業和高效率的團隊,關鍵在於每名員工都能發揮所長及致力提供卓越服務。管理及支援部轄下的專業發展分科負責籌劃招聘活動、進行策略性的職位調派、管理員工表現、安排培訓計劃,以及致力為入境事務隊成員制訂切合所需的專業發展方案。此外,專業發展分科亦負責檢討本處的整體人手調配方案,以應付部門的運作需要。
入境事務學院(簡稱學院)負責找出入境事務隊成員的培訓需要、制訂每年的培訓及員工專業發展計劃、推行在職訓練及檢討有關課程的成效,並致力為入境事務隊成員提供訓練課程與學習資源,確保各成員具備所需的技能,以應付不同挑戰。此外,學院亦在部門內積極推廣終身學習的文化。
學院是一座樓高13層的特定用途綜合大樓,設有多項訓練及住宿設施。基本設施包括步操場、課室、演講廳、室內訓練游泳池、學習資源中心、訊息資源中心、戰術訓練場、健身中心及建有高架跑道的室內運動場等。學院還附有一些特別設施,包括出入境管制系統訓練中心、自助出入境檢查訓練中心、視像錄影會面室、模擬法庭、實景模擬戰術訓練場、模擬單人囚室、模擬保護囚室,以及新增設的模擬青山灣入境事務中心寢室及日間活動室,為學員提供一個模擬實際工作情況的訓練環境。學院亦為學員提供住宿設施,目的是培養學員的紀律意識及建立團隊精神。此外,位於學院的教學資訊廊旨在詳細介紹本處的工作及歷史發展。
學院的職責是為入境事務隊成員提供專業知識和技能培訓,以服務市民。為配合部門的最新發展,學院除了不斷加強現有的入職和在職訓練外,還積極與內地及海外相關單位安排交流互訪活動。此外,為推廣終身學習文化和促進員工的個人發展,本處亦資助員工參加由其他政府部門或外間機構舉辦的不同培訓課程。
本處一直致力為部隊成員提供靈活和多元的進修途徑,以提升本處的部隊質素,並向部隊成員推廣終身學習的文化,促進人員的個人發展。本處於二零一九年以課程營辦者的身份向香港學術及職業資歷評審局(評審局)申請資歷評審,把不同職系的入職和在職訓練課程納入《資歷名冊》。二零二零年十二月,本處進一步為高級入境事務主任管理才能課程申請資歷評審,並獲資歷架構認可。學員完成該課程後,可獲頒屬資歷架構第五級別的《高級入境事務主任「效能領導及管理」專業證書》,級別與學士學位同等。
本處現時共有六個自行營辦的課程已獲資歷架構認可,除了上述高級入境事務主任課程,還包括兩個獲評定為資歷架構第五級別(與學士學位同等)的課程,即入境事務主任「入境事務及管制管理」專業文憑和總入境事務助理員「入境事務及管制前線管理」專業證書課程,以及三個獲評定為資歷架構第四級別(與副學士學位或高級文憑同等)的課程,即高級入境事務助理員「入境事務及管制預修管理」專業證書、入境事務助理員「出入境管制及旅客出入境檢查」專業文憑和入境事務助理員「入境事務及管制」專業文憑課程。由上述課程獲取資歷認證至二零二零年年底,共有1 784名部隊成員修畢有關訓練課程,包括147名入境事務主任、125名總入境事務助理員、123名高級入境事務助理員及1 389名入境事務助理員。本處會繼續申請把不同範疇的訓練課程列入《資歷名冊》內,令更多部隊成員獲取相關專業資歷。
學院主要提供兩大類訓練 — 入職訓練和在職訓練。入職訓練旨在使新聘人員具備執行職務時所需的知識和技能。入境事務主任的入職訓練課程為期25周,而入境事務助理員的入職訓練課程則為期14周。訓練課程理論與實踐並重,課題涵蓋法律、出入境政策及程序,以及本處的職能和組織架構等。入職訓練特別着重培養學員嚴守紀律的精神和為市民提供優質服務的熱忱。此外,課程亦包括步操、戰術訓練、體能訓練、游泳及急救等。入境事務主任的入職訓練更會透過管理工作坊、督導練習及領袖訓練營等不同類型的訓練項目,加強學員的管理技巧和領導才能。
二零二零年,共有105名入境事務主任及230名入境事務助理員在學院完成入職訓練。
二零二零年,學院為3 080名各級入境事務隊成員舉辦各類在職訓練課程,包括屬資歷架構第五級別的高級入境事務主任管理才能課程、入境事務主任鞏固課程、顧客服務及調解訓練課程、步操訓練、多項戰術訓練、入境事務及管制前線管理專業證書課程、入境事務及管制預修管理專業證書課程,以及出入境管制及旅客出入境檢查專業文憑課程,以提升他們的思維能力及技能。
此外,學院亦為各管制站的同事提供有關出入境管制系統和自助出入境檢查的培訓課程。二零二零年,共有20名管制站人員及督導人員接受相關訓練。
為加強人員對國民身份的認同和對國家的歸屬感,本處已在入職和在職培訓課程中加入基礎國情教育,內容涵蓋《中華人民共和國憲法》、《基本法》等,讓人員更明白擁護《基本法》和效忠香港特區政府是公務員應有之義,並繼續本着愛國愛港的精神和廉潔專業的態度,為香港的繁榮穩定和市民的福祉作出貢獻。自《香港國安法》實施後,學院亦已把國家安全教育加入內部訓練課程中,以加強人員對相關課題的認知。
人力資源發展對本處持續健康發展非常重要。為裝備同事面對工作挑戰,學院繼續安排同事到內地及海外接受訓練及與有關執法機關進行交流,讓他們擴闊視野,增進專業知識,並提升管理及領導才能,發揮個人潛能。二零二零年,學院為28位內地各級官員安排了共兩期赴港交流研習課程,以加強彼此的溝通和合作。此外,鑑於2019冠狀病毒病疫情的影響,學院已暫緩派員到內地及海外接受訓練和進行交流,並會視乎疫情再行檢視相關安排。
為加強同事的溝通能力及處理糾紛的技巧,學院已把基礎調解技巧訓練加入「顧客服務工作坊」。二零二零年,共有331名入境事務助理員至高級入境事務主任職級的同事參加有關課程。
此外,為了加強前線管理人員在工作時處理投訴和衝突的能力,學院於二零二零年為總入境事務助理員至高級入境事務主任職級的同事舉辦了為期兩天的「調解及溝通工作坊」進階課程,共有38名前線人員參加。
為增強前線同事的溝通技巧、團隊合作及紀律意識,學院舉辦為期五天的團隊共融工作坊,目標對象為入境事務主任、總入境事務助理員及高級入境事務助理員。這課程取替前線人員團隊建立訓練課程,為前線同事提供更全面的訓練。
為進一步裝備前線人員,讓他們能為身處香港境外而陷於困境的香港居民和其受影響家屬提供切實可行的協助,學院聯同入境處聆心服務中心和香港紅十字會為前線人員舉辦為期三天的心理急救課程。課程內容包括基本的蒐集訊息技巧,以及學習如何能快速評估有關人士的需要,並靈活地為其提供適當的援助。二零二零年,共有28名同事參加有關課程。
為提倡終身學習,支援員工應付工作上的新挑戰,學院在部門內聯網為同事提供不同的網上學習課程。同時,學院與公務員事務局合作,在公務員易學網的電子學習平台推出不同的網上課程。透過這兩個平台,員工可按照自己的進度及時間表學習。
員工亦可透過部門內聯網的入境事務學院網頁借閱學習資源中心的書籍、觀看訓練活動的錄像和相片,以及閱覽其他有用的參考資料。
為了貫徹部門「關顧共融、羣策羣力」的信念,以及加強管方與前線人員的雙向溝通,學院與部隊管理科合辦一連串「探訪工作間」活動。有關活動提供有效的平台,讓同事就工作間溝通技巧及評核報告書寫技巧等課題分享經驗。
學院亦安排各級入境事務隊成員參加其他政府部門、組織及機構舉辦的訓練課程,當中包括公務員事務局轄下的公務員培訓處舉辦的管理、語言、傳意及國家事務課程;香港警務處舉辦的各項指揮課程和偵緝訓練課程;以及學院聯同懲教署舉辦的防暴戰術訓練。
為更能保障辦事處內的同事和市民的安全,年內,學院分別安排了共15名及31名在職人員參加基本急救課程及急救複修課程。此外,分別有42名在職人員及270名新入職人員參加了急救證書課程及自動體外心臟去纖維性顫動法證書課程。
本處一向積極參與青年培訓計劃。二零二零年,學院與教育局合辦多元智能挑戰營,共邀請了80名初中學生參加,透過在學院的五天留宿訓練,協助他們建立自信、培養自律性及團隊精神,並加強他們的紀律意識。
本處同時推行了名為「入境處青年領袖」的青年培訓計劃,旨在為本港中三至中六的學生提供紀律及領袖訓練,透過基礎國情教育、團隊活動等,協助他們培養紀律意識和團結精神,加強其國民身份認同,以及發展正向思維和價值觀。自計劃推行以來,已有超過220名學生加入成為「入境處青年領袖」,並接受訓練。
除了增進工作知識和提供技能訓練外,培養員工正直誠信的操守亦十分重要。為了讓員工能夠遵循最新的公務員行為指導方針,「行為及紀律指引」(簡稱指引)已上載部門的內聯網。指引列舉了多個有關利益衝突及個人行為的真實例子,同時亦強調上司在督導屬員和處理利益衝突上應負的責任。本處亦提醒所有員工應秉持指引內的基本信念,堅守最高的誠信,不斷提升工作質素和效率,竭誠服務市民。
本處非常重視與員工保持緊密接觸,並透過不同渠道讓管職雙方進行諮詢和溝通,包括舉行委員會會議、非正式會談和小組討論、進行福利探訪及出版通訊刊物等,以不斷改善員工福利和部門與員工的關係,強化員工的團隊精神和使命感。此外,透過舉辦各類體育及康樂活動,讓管職雙方加深了解和互信。本處鼓勵員工提出改善工作環境及服務質素的建議,並會認真及適時跟進有關建議。
入境事務處職員協商委員會是部門管職雙方的正式協商架構。協商委員會的設立,旨在加強管職雙方對影響員工利益事宜(例如服務條件、宿舍分配、訓練、晉升和職業前途發展等)的了解和促進彼此的合作。協商委員會每季舉行一次會議,由助理處長(管理及支援)擔任主席,成員包括6名管方代表和20名來自入境事務主任職系、入境事務助理員職系和各文職職系的職方代表,並有一名公務員事務局的代表列席會議。
除了管職雙方所舉行的正式和非正式會議外,本處的褔利主任亦定期到不同的工作地點探訪員工,了解他們的關注事項和感受。為了加強與前線同事的接觸、增進同事間的了解,以及加強團隊精神和溝通,福利組成立了前線支援小隊(簡稱小隊),經常探訪前線的入境事務隊成員,與員工分享對工作方面的意見,並轉達他們的訴求。截至二零二零年十二月三十一日,小隊到不同前線組別和辦公室共進行了320次探訪。
此外,福利主任會前往醫院探訪罹患傷病的員工,以及進行家訪,為有需要的員工提供適切的援助。二零二零年,福利主任共進行了319次傷病慰問及14次醫院及家庭探訪。
福利主任亦會約見個別因工作壓力或個人問題而感到困擾的員工,並為他們提供輔導服務或協助。二零二零年,福利主任共約見員工30次。
為提供更全面的支援以促進同事的心理健康,以及為有需要的員工提供即時輔導服務,本處成立了聆心服務中心(簡稱中心),並聘請一位臨床心理學家提供專業的輔導服務,協助同事以積極的心態處理工作及生活所帶來的壓力。中心的臨床心理學家同時協助管方籌劃及舉辦課程,包括「快樂工作間」、「壓力管理」及「創傷事件所引起的心理反應及處理」等,以提升同事的心理及精神健康。截至二零二零年十二月三十一日,中心提供了2 322次個人心理輔導,並舉辦了371次講座。
此外,中心亦舉辦促進身心健康的課程,並不時邀請專業講者就不同課題主持健康講座,以協助員工培養健康和平衡的生活模式。截至二零二零年十二月三十一日,中心舉辦了64次健康講座,藉以提高同事的健康生活意識。
本處建立了朋輩支援網絡(簡稱網絡),以加強各組別員工之間的朋輩支援。目前,網絡共有約300名成員,包括紀律及文職人員,他們均已接受有關基本輔導技巧和精神健康入門知識的訓練。中心的臨床心理學家及福利組人員亦不時與網絡成員會面,以了解他們在提供輔導服務方面的情況及建議他們如何處理困難個案。中心會繼續為他們安排適當的課程以提升他們的輔導技巧,並且邀請更多員工加入網絡。
入境事務處職員同樂會(簡稱同樂會)定期為員工及其家屬舉辦各類體育及康樂活動,以推廣健康生活方式、增進同事間的了解和強化團隊精神。
二零二零年,受到2019冠狀病毒病疫情影響,同樂會大部分體育活動(包括龍舟競渡、各項球類比賽、陸運會、水運會、七公里長跑賽及瑜伽班)和康樂活動(包括郊外遠足、夏日海上暢遊、夜釣墨魚、聖誕親子聯歡會、周年聚餐、「入境之SING Karaoke大賽」及新春團拜等)須暫緩舉行。
為了令部門各運動隊伍持續發展和加強部門上下一心的團隊精神,同樂會共委任了16位同事義務擔任各運動隊伍的領隊。在各領隊帶領下,部門運動隊伍代表利用公餘時間組織練習,並參加紀律部隊賽事及公開比賽,大大促進了同事的團隊精神和工作與生活的平衡。
「入境事務處樂隊」以業餘步操樂隊形式參與部門的演出及會操,亦不時獲邀到不同場合演出,例如部門的周年晚宴。樂隊擅長演奏中外名曲及流行輕音樂。截至二零二零年十二月三十一日,樂隊共有超過50名來自不同組別的紀律人員參與。
同樂會轄下的入境事務處義工隊鼓勵本處員工在公餘時參與義務社會服務活動。義工隊一直參與不同類型的社區服務及慈善活動,為有需要的團體和人士提供服務及支援,對社會貢獻良多。在二零二零年,義工隊已累積接近3 700小時服務時數。
入境事務隊福利基金是根據《入境事務隊條例》設立,旨在為入境事務隊成員或前入境事務隊成員謀求福利和給予貸款。基金亦向需要經濟援助的受供養家屬發放補助金,以協助他們支付已故入境事務隊成員或前入境事務隊成員的殯殮費。
二零二零年,用以支付福利設備、購買慰問禮品和舉辦體育及康樂活動等的費用為94,307.02元。
二零二零年,服務質素科轄下的管理審核組人員曾到訪不同管制站及辦事處視察,以確保有關人員妥善依循各項出入境政策、處理申請程序和行政規則,並提出建議進一步改善工作質素和提供更優質的顧客服務。
管理審核組轄下的檢討專責小組負責接收市民的投訴和監察有關的回覆。所有經調查的投訴均交由部門投訴檢討工作小組進行分析和覆檢,以及就投訴中的指控是否成立提供意見,並在有需要時提出改善建議。該工作小組由助理處長(管理及支援)擔任主席,成員包括服務質素科的人員。二零二零年,經本處覆核的6宗投訴中,有3宗屬成立個案。同年,本處共收到9 584封嘉許及感謝信。
管理審核組在二零二零年十一月取得國際標準化組織ISO 9001:2015「質量管理體系」及ISO 10002:2018「質量管理-顧客滿意度」認證,並將於二零二一年一月取得ISO 9001:2015及ISO 10002:2018認證。有關認證肯定了本處在質素保證管理方面的努力和專業表現。
二零二零年,入境事務處處長區嘉宏先生及入境事務處助理處長馮伯豪先生獲頒授香港入境事務卓越獎章,另有五名人員獲頒授香港入境事務榮譽獎章。此外,本處有21位同事獲頒授行政長官公共服務獎狀和行政長官社區服務獎狀。
此外,品行良好、服務年資達若干年期且工作表現令人滿意的入境事務處人員會獲頒發獎章和加敘勳扣。二零二零年,共有175名服務年資達18年的人員獲頒發長期服務獎章、143名服務年資達25年的人員獲頒發加敘單條勳扣、284名服務年資達30年的人員獲頒發加敘雙條勳扣,以及76名服務年資達33年的人員獲頒發加敘三條勳扣。
傳訊及公共事務組負責發布有關本處的新聞。該組是本處與傳媒之間的橋樑,其工作包括與傳媒保持緊密及有效的溝通、解答傳媒查詢、擬定部門的宣傳計劃,以及公布本處最新推出的政策。該組經常與外間機構保持緊密聯絡,亦是部門處理公共事務和出席公關活動的代表。
二零二零年,傳訊及公共事務組就本處的各項事宜,例如為跨境旅客提供快捷的出入境檢查、啟用香園圍邊境管制站貨檢設施、推出領取護照服務站、協助在境外身陷困境的港人、實施新簽證政策或措施、增加香港特區護照持有人可免簽證入境的國家、針對非法勞工和觸犯入境條例者所採取的執法行動、推廣全港市民換領身份證計劃,以及在疫情期間協助政府執行《預防及控制疾病條例》(第599章)下多項規例等,發放新聞稿、解答傳媒查詢、安排拍攝活動和舉行新聞簡報會。
查詢及聯絡組的主要工作是解答市民對本處各項服務的查詢。該組現時採用的入境事務查詢服務系統協助統一處理市民以電話、電郵、傳真、信件,以及親臨辦事處所提出的查詢。
為了向市民提供更優質的服務,查詢及聯絡組一直致力完善現有查詢服務系統的功能。系統現時提供一站式服務,功能涵蓋把查詢電話轉駁至本處24小時電話預約服務系統及電話查詢申請狀況系統,亦提供各分區辦事處、人事登記辦事處及入境事務處總部部分辦事處的即日派籌額滿情況的資料。為進一步方便市民查閱本處一般查詢熱線內的預錄資訊,該組印製了精美的自助查詢資訊卡派發予公眾人士,亦在本處網頁上載了一般查詢熱線自助查詢流程圖供市民參考。
本處自成立以來一直與香港一同成長,見證不同的社會變遷。由於本處各項工作與市民的生活息息相關,隨着時代和業務的發展,本處的總部亦相應地不斷擴充和演變。現時座落於灣仔入境事務大樓的總部於一九九零年啟用,為市民提供優質、方便和多元化的公共服務。為緊貼時代的步伐以及應付日益增加的服務需求和各項新工作,部門的人手編制和所需的運作設施及辦公地方亦相應增加。邁向新時代,本處正積極籌劃興建新一代總部,以期不斷提升服務水平,為市民提供更便捷的服務。新總部的各項策劃工作正相繼落實。興建新總部的撥款申請於二零一九年五月獲立法會財務委員會批准,建造工程亦已於同年六月展開,地基工程已於二零二零年七月完成,整項工程預計在二零二三年竣工。
新總部將座落於將軍澳市中心,毗鄰港鐵將軍澳站和調景嶺站,多種公共交通工具均可直達。此外,總部亦會連接周邊的行人通道系統,方便市民往來並使用本處的各項服務。新總部將會提供約57 400平方米淨作業樓面面積,供本處設置各公共服務辦事處、一般辦公室和運作設施。本處亦計劃更廣泛應用創新科技,為新總部加入智能元素,例如設置多元化自助服務站,讓市民在遞交各項申請和領取各類證件或簽證時,無須在櫃枱前排隊輪候。市民在某些非辦公時間內亦可透過自助服務站使用上述服務。另一方面,新總部將集中設置現時分散在不同地區和租用物業的辦公室和設施,並提供空間增添新設施,如室內練靶場,以配合運作和發展需要,提高指揮和運作效率,加強協作,以及提升執法效能。